ایجاد نمایه موضوعی برای کتاب یکی از اقدامات دشواری است که بدون استفاده از پردازش های رایانه ای بسیار به داراز خواهد انجامید. امروزه نرم افزارهایی تهیه و تدوین شده است که با استفاده از آن می توان با سهولت بیشتری برای ایجاد نمایه اقدام کرد. یکی از این نرم افزار ها که من اخیرا در اینترنت با آن مواجه شدم، نرم افزاری بود که جناب آقای Greg Maxey آن را تهیه و توزیع کرده بود. با استفاده از این نرم افزار می‌توان برای نمایه سازی کتاب و همچنین استخراج واژگان کلیدی از آن با سرعت بیشتری اقدام کرد.

نرم افزار مذکور که مبتنی بر VBA است و به صورت یک ADD-INS در نرم افزار Word اِعمال می شود می‌تواند علاوه بر استخراج کلمات یونیک در Word در زمینه Sort کردن واژگان بر اساس تعداد تکرار نیز مفید فایده قرار بگیرد. برای استفاده از این نرم افزار کافی است مراحل زیر را طی کنید:

1- به فایل Word مربوط به کاری بروید که قصد دارید در خصوص آن نمایه ایجاد کنید و پس از تهیه پشتیبان (Backup) از کار خود، به عنوان مرحله نخست باید قابلیت Developer Mode در نرم افزار Word فعال شود. بدین طریق که به شرح تصویر زیر در سربرگ نرم افزار Word کلیک راست کرده و گزینه Customize the Ribbon را انتخاب کنید.

2- در صفحه ای که باز می شود در گوشه سمت راست پایین، بخش Developer را تیک بزنید.

3- زبانه Developer به زبانه های بخش Ribbon در سربرگ Word افزوده می شود و در آن پنجره روی Document Template کلیک کنید.

5- در نهایت پس از افزودن هر دو فایل مربوطه Check Box هر دو مورد را علامت زده و روی دکمه Ok کلیک کنید.

6- ممکن است پس از مرحله 5 اخطاری به شما داده شود، این اخطار نشأت گرفته از این است که نرم افزار هشدار می دهد که نرم افزاری که دارید آن را اجرا می کنید مربوطه به خود مجموعه مایکروسافت نیست و یک شخص ثالث آن را ایجاد کرده است. این اخطار برای پرهیز از این است که احیاناً از این طریق یک بد افزار یا ویروس بر روی رایانه اجرا نشود. در این قسمت برای اجرای نرم افزار باید دکمه Enable Content زده شود.

7- اکنون در در تب ADD-INS در سربرگ Word می توانید دکمه ای تحت عنوان Process/Report را ببینید.

8- با کلیک بر روی دکمه مذکور پنجره ای به شرح زیر باز می شود که در آن میتوان تنظیمات مختلفی را انجام داد. در پنجره مذکور دو تنظیم برای حصول نتیجه مد نظر ما لازم است. اول اینکه Sort by Frequency صورت بگیرد تا پرتکرارترین لغات در صدر باشند. دوم اینکه خروجی در قالب یک سند مجزا باشد، پس در قسمت Output باید As new document انتخاب شود و در نهایت دکمه OK کلیک شود.

9- با کلیک بر روی دکمه OK خروجی نهایی به صورت یک فایل مجزا ارائه میشود.

تذکر: شایان ذکر است که هر بار نرم افزار Word بسته شود و دوباره بخواهیم از این نرم افزار استفاده کنیم یکبار دیگر باید از مرحله 5 به بعد اقدام کنیم.

10- همان طور که در خروجی فوق می‌بینید کلمات با استفاده از این نرم افزار یونیک می شوند و شما در گام بعد می توانید ساخت نمایه موضوعی کلمات واجد ارزش را شناسایی کنید و کلمات عام مانند افعال و حروف ربط و غیره را حذف کنید.

11- در گام بعدی کافی است که یک جدول دو ستونه در یک فایل مجزای Word طراحی کنید؛ به نحوی که در ستون سمت راست عنوانی که علاقه دارید در بخش نمایه موضوعی کار توسط Word نمایش داده شود را تایپ کنید و در ستون سمت چپ عبارتی که قرار است در فایل Word شماره صفحه مربوط به آن نمایش داده شود را تایپ کنید. همچنین برای تدوین سلسه مراتب نیز می توانید از کارکتر دو نقطه (:) استفاده کنید. در تصاویر زیر نحوه کار را مشاهده کنید.

12- در گام بعد کافی است که در نرم افزار Word از سربرگ References بخش Insert Index را انتخاب کنید.

13- در گام بعدی باید در پنجره ای که باز میشود بر روی دکمه Auto mark کلیک کنید و فایلی مجزایی که در مرحله 11 ساخته اید را در اینجا بارگذاری کنید تا Word متوجه شود که برای ساختن نمایه موضوعی باید دنبال چه کلماتی در متن باشد و پس از یافتن آن ها چه طور فهرست نمایه را سامان دهد.

14- پس از اعمال فایل مجزایی که در مرحله پیش از آن سخن گفتیم، برای سهوت به سربرگ Word مراجعه کنید و Paragraph Mark را خاموش کنید.

15- به عنوان آخرین مرحله مجدداً به بخش References بروید و Insert Index را انتخاب کنید. تنظیمات پیشنهادی در آن بخش به شرح تصویر زیر را انجام دهید و در نهایت نمایه موضوعی به ایجاد می شود.